Dans un environnement en constante évolution, les collectivités territoriales sont confrontées à de nouveaux défis et doivent s’adapter . Lorsqu’il s’agit de mettre en place de nouveaux processus, il est tentant de simplement reproduire ceux qui existent déjà. Cependant, il est essentiel de considérer l’opportunité de remettre à plat ces processus, afin de les optimiser et de les aligner sur les objectifs, les besoins et les enjeux actuels.
Trop souvent poussé par des contraintes techniques, bien qu’annoncée et connues de manière anticipé, les collectivités s’y prennent trop souvent tardivement et s’en trouve confronté à une dimension supplémentaire qui aurait aisément pu être évité ; la contrainte de temps.
La fausse bonne idée qui consiste à recenser les processus actuels afin d’établir le cahier des charges semble souvent s’imposer.
Avant de décider de reproduire les processus existants, il est important d’évaluer leur pertinence et leur efficacité dans le contexte actuel. Les processus établis il y a plusieurs années peuvent être obsolètes ou ne pas répondre aux nouveaux besoins . De plus, la technologie et les outils disponibles ont probablement évolué, offrant de nouvelles possibilités d’automatisation et d’optimisation.
Même prise tardivement, la décision de prendre le temps de questionner l’organisation est essentielle.
Dans ce contexte, la direction de projet ne peut se permettre de déconnecter les attentes des contraintes.
Le principe de réalité s’oppose au principe du plaisir. Il convient dans ce cas d’adopter un pilotage à prises de décisions itératives.
Prendre en compte les dimensions différentes avec des points d’arbitrage impératifs dès la première phase du projet.
Quelques exemples :
- Qualification du projet : même éditeur VS mise en concurrence
- Mode d’hébergement et écosystème technique: cloud, SAAS, on-premise, local, impacts sur l’écosystème technique (interfaçage)
- Apprentissage organisationnel : re-formation des acteurs, méthodologie de pilotage, reporting, capacité d’accompagnement au changement
- Financière : coût du projet (Build/Run)
Préconisations:
Je préconise la définition préalable d’objectifs s’appuyant sur un outil suffisamment robuste et flexible pour permettre un pilotage opérationnel et stratégique. Ceux-ci, pensés par le monde de l’entreprise, sont à adapter.
A titre d’exemple, ci-dessous une possibilité d’adaptation d’un outil appelé Balanced Scorecard (B.S.C). Des objectifs s’appuyant sur les quatre axes du B.S.C auxquels pourront “s’accrocher” des objectifs opérationnels.
1- garantir la transparence financière et d’optimiser l’allocation des ressources limitées pour répondre aux besoins prioritaires de la collectivité
2- s’assurer que les services publics répondent aux besoins des citoyens de manière efficace, transparente et équitable
3- d’optimiser les processus internes afin d’offrir des services plus efficaces et d’améliorer l’expérience des citoyens.
4- créer un environnement propice à l’apprentissage continu, à l’innovation et à l’amélioration des pratiques organisationnelles.